Zeiterfassung mit Excel oder Calc

Erfahren Sie hier wie man die Zeiterfassung mit Excel und mit Calc einrichten kann. Download anhängend.

Während früher Zeiterfassungen von Arbeitgebern durchgeführt wurden um nachzuweisen das der Arbeitnehmer seine Stunden nicht eingehalten hat, versuchen heutzutage Arbeitnehmer eher Ihre Überstunden nachzuweisen.

Zeiterfassung mit Excel einrichten

In einigen Büros wird die Zeiterfassung von Zeiterfassungsautomaten übernommen, jedoch muss man nicht immer finanziell investieren. Ein Tabellenkalkulations- Programm wie Microsoft Excel oder OpenOffice Calc kann Ihnen bei der Dokumentation der täglichen Arbeitszeit erheblich helfen. So kann man auch die Zeiterfassung mit Excel realisieren.

Schritt 1 – Vorbereitung

Füllen Sie zuerst die gelben Felder im Monat Januar aus.

  • Den ersten Tag des Jahres
  • Name des Mitarbeiters
  • Arbeitszeit in Stunden / Woche
  • Teilzeit
  • Anzahl der Arbeitstage / Woche

Auf den folgenden Arbeitsblättern (Februar – Dezember) muss nichts manuell eintragen werden, diese Zellen werden automatisch berechnet.

Zur Darstellung in Originalgröße Abbildungen anklicken.
01-Zeiterfassung-mit-Excel-oder-Calc
01 Zeiterfassung mit Excel Microsoft) oder Calc (OpenOffice)

Schritt 2 – Daten erfassen

Nun können Sie anfangen Ihre Arbeitszeiten zu dokumentieren. Am Fr. den 01.01.2010 wurde bei Typ ein U (Urlaub) eingetragen, bei den Bemerkungen wurde dies auch so versehen. Am 04.01.2010 war somit der erste Arbeitstag von 7 – 18 Uhr, die Überstunden wurden ermittelt und werden fortlaufend mitgetragen bis diese verbraucht sind. Die Pause betrug 30 Minuten und wird bei der Arbeitszeit mit einberechnet.

Mögliche Typen:

  • F = Frei
  • K = Krankheit
  • U = Urlaub
  • ÜB = Überstundenausgleich

02-Zeiterfassung-mit-Excel-oder-Calc
02 Zeiterfassung mit Excel Microsoft) oder Calc (OpenOffice)

Sie können die Zeiterfassung für OpenOffice Calc / Microsoft Excel unter folgendem Link runterladen:

Download: Office 2003/OpenOffice
Download: Office 2007

Für 2011 können Sie folgende Dateien benutzen:

Download: Office 2003/OpenOffice
Download: Office 2007

Schritt 3 – Aufbau

Nachdem Ihnen die Benutzung erklärt wurde, werden nun die einzelnen Formeln näher erläutert um Veränderungen leicht vornehmen zu können.

Datum und Zeitformat

Im Kopf des Zeiterfassungsbogens, werden die Basisdaten (2) abgefragt. Die Zeile A2 (1) beinhaltet ein Datum (z.B. 01.01.2010), die Zellen Formatierung (MMMM) sorgt dafür, dass nur der Monat ausgeschrieben dargestellt wird. In Excel / Calc unterscheidet man grundsätzlich zwischen dem Inhalt einer Zelle und der Anzeige.

03-Zeiterfassung-mit-Excel-oder-Calc
03 Zeiterfassung mit Excel Microsoft) oder Calc (OpenOffice)

Wochentage

Funktionen werden in Excel/Calc immer mit einem Gleichzeichen eingeleitet „=„. In der Zelle B9 kommen 2 Funktionen zum Einsatz. Die WENN- Funktion nimmt eine Prüfung vor und kann je nach Ergebnis, WAHR oder FALSCH, ein Ereignis folgen lassen.

=WENN(PRÜFUNG;DANN;SONST)

Mit der Funktion WOCHENTAG kann zu einem Datum, der Wochentag ausgegeben werden. In Excel und Calc beginnt der erste Tag der Woche nach US- Tradition am Sonntag, somit müsste das Datum in Zelle A9 die Zahl 6 ergeben.

=WOCHENTAG(DATUM)

In dem folgendem Beispiel (Zelle B9) wird als erstes geprüft, ob der Wochentag aus Zelle A9 Sonntag ist. Wenn dies der Fall ist, wird in die Zelle ein „F“ geschrieben. Da dies nicht der Fall ist wird eine erneute Überprüfung vom Ereignis angeführt. Nun wird geprüft ob der Wochentag ein Samstag ist. Da dies auch nicht der Fall ist wird in die Zelle B9 ein Leerzeichen eingetragen.

04-Zeiterfassung-mit-Excel-oder-Calc
02 Zeiterfassung mit Excel Microsoft) oder Calc (OpenOffice)

Zur Wiederholung hier noch einmal eine WENN- Funktion. Die Prüfung (B9=“ „) prüft, ob in der Zelle B9 ein Leerzeichen eingetragen wurde. Sofern dies er Fall eintrift wird eine „30“ in die Zelle eingeschrieben, andernfalls eine „0“.

=WENN(PRÜFUNG;DANN;SONST)

05-Zeiterfassung-mit-Excel-oder-Calc
05 Zeiterfassung mit Excel Microsoft) oder Calc (OpenOffice)

Funktionen in Excel/ OpenOffice können weitere Funktionen enthalten diese werden auch verschachtelte Funktionen genannt, ein Beispiel sehen Sie in der Zelle „I9„.

06-Excel-verschachtelte-funktionen
06 (Zeiterfassung mit Excel Microsoft) oder Calc (OpenOffice)

Jedesmal wenn die Funktion WENN nicht WAHR ist (also nicht erfüllt wurde), wird die nächste Abfrage starten. Sinbildlich würde dies im Sprachgebrauch folgendermaßen aussehen:

Ist Ihr Auto in Berlin?
Nein = FALSCH
Wenn es nicht in Berlin ist ist, ist es denn in Hamburg?
Nein = FALSCH
Wenn es nicht in Hamburg ist ist es in Kiel?
Ja = WAHR

Wenn die WENN- Funktion den das Ergebnis „WAHR“ zurückgibt wird ein Ereignis ausgeführt und keine weitere verschachtelung gestartet.

07-Excel-verschachtelte-funktionen2-470
07 (Zeiterfassung mit Excel Microsoft) oder Calc (OpenOffice)

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