Abstimmungsschaltflächen in Outlook 2010 verwenden

Teamassistenten/innen kennen das Problem. Der Chef möchte die Meinung der Abteilungskollegen erfahren und Sie laufen den Mitarbeitern hinterher um eine Antwort zu bekommen. Warum lassen Sie nicht einfach Outlook 2010 die Arbeit für Sie erledigen? Dieser Tipp macht Sie mit der Funktion Abstimmungsschaltflächen in Outlook 2010 vertraut.

Abstimmungsschaltflächen in Outlook 2010 Schritt für Schritt

Starten Sie Outlook und erstellen Sie eine neue E-Mail Nachricht. Legen Sie die Empfänger fest, indem Sie aus Ihrem Adressbuch(1) die Empfängernamen auswählen. Alternativ können Sie auch die E-Mailadressen in die Empfängerleiste neben der „An“ Schaltfläche eintragen. Nachdem die Empfänger eingegeben sind, klicken Sie im Kategorienbereich die Vergrößerungsschaltfläche(2).

(Zur Darstellung in Originalgröße Abbildungen anklicken)

01_Mail_verfassen_und_Empfaenger_auswaehlen

Anschließend zeigt sich der nachfolgende Dialog. Wählen Sie das Optionsfeld „Abstimmungsschaltflächen verwenden:“(1) aus. Aus dem Dropdownmenü rechts neben dem Optionsfeld, können Sie eine passende Vorlage für Ihre Schaltflächen verwenden. Sollte keine der Vorlagen auf Ihre Fragestellung passend sein, können Sie auch eigene Antworten mit Semikolon getrennt per Hand eintragen. Nachdem die Schaltflächen gestaltet sind, klicken Sie bitte auf den Button „Schließen“(2).

02_Eigenschaften_Dialog_oeffnen_und_Schaltflaechen_auswaehlen

Nach dem Schließen kehren Sie automatisch zum Erstellungsdialog der E-Mail zurück. Dort geben Sie nun ihren Mitteilungstext ein. Mit einem Klick auf „Senden“ verschicken Sie die E-Mail. Beachten Sie den Inhalt der Infozeile oberhalb des „Senden“ Buttons, der auf die Verwendung der Abstimmungsschaltflächen hinweist.

03_Mail_verschicken

Nachdem die Nachricht verschickt wurde, erwarten Sie die Antworten der E-Mail Empfänger. Auf der Empfängerseite zeigt sich in Outlook 2010 das nachfolgende Bild. Ebenso wie der Versender erhält der Empfänger in der Infoleiste einen Hinweis auf das Vorhandensein der Abstimmungsschaltflächen. Zeitgleich wird der Button „Abstimmen“(1) eingeblendet, welcher vom Anwender angeklickt werden muss, um die zugesandten Abstimmungsvorschläge einzublenden. In einem weiteren Schritt muss nun aus der vorgegebenen Liste eine Antwort ausgewählt werden(2).

04_An_der_Abstimmung_teilnehmen

Ist die Auswahl getroffen, möchte Outlook 2010 die Antwort sofort an den Absender verschicken. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf „OK“.

05_Bestaetigungsdialog-470

Nach dem Versand wird die Nachricht inkl. Ihrer Auswahl, nochmals angezeigt.

06_Versendete_Mail_nochmals_anzeigen

Bitte beachten Sie, für den Fall das in Ihrer Organisation ein Microsoft Exchange Server verwendet wird, der Outlook Webaccess für die Verwendung von Abstimmungsschaltflächen nicht geeignet ist.

07_Outlook_Webaccess

Der ursprüngliche Absender erhält nun die Antworten der Abstimmungsteilnehmer. Öffnet man eine der empfangenen Mails, erhält man die gewählte Antwort des Absenders.

08_Antwortmail_mit_Antwort

Mit einen Einfachklick auf die Infoleiste und Auswahl von Abstimmungsresultate anzeigen, kann eine Zusammenfassung der Ergebnisse sichtbar gemacht werden. Gleiches gilt, wenn Sie im Ordner „Gesendete Elemente“ die ursprüngliche E-Mail öffnen und die Schaltfläche „Status“ anklicken.

09_Antwortstatus_anzeigen

Nachdem Sie nun mit Hilfe der Outlook Abstimmungsschaltflächen alle benötigten Informationen bequem von Ihrem Schreibtisch aus erhalten können, wünsche ich Ihnen nun viel Erfolg beim Einsatz des Tipps und hoffe, dass Sie die Outlook Abstimmungsschaltflächen in Outlook 2010 oft benutzen werden.

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